technik.projekt@organisation.kreisrelay.deNur ausgewählte bestätigte Technik-EmpfängerKreisRelay Schritt für Schritt
Eine Projektadresse. Passende Empfängerkreise.
Dein Projekt bekommt eine gemeinsame E-Mail-Adresse – wahlweise unter KreisRelay oder deiner eigenen, verifizierten Domain. Für einzelne Teams kannst du zusätzliche Verteilerkreise einrichten – etwa für Technik, Kasse oder Organisation.
Empfänger brauchen kein zusätzliches Postfach. Die Verwaltung übernimmt ein berechtigter Nutzer in der KreisRelay-App. Neue Registrierungen sind derzeit geschlossen.
KreisRelay im Video
So funktioniert der zentrale E-Mail-Verteiler.
Am Beispiel eines Vereins siehst du in 34 Sekunden, warum die gemeinsame E-Mail-Adresse hilft und wie Nachrichten über KreisRelay an die ausgewählten Empfänger gelangen.
So sind E-Mail-Adressen aufgebaut
Eine Organisation. Ein Projekt. Mehrere Empfängergruppen.
Du entscheidest, ob eine Nachricht an das ganze Projekt oder nur an ein bestimmtes Team gehen soll.
OrganisationBeispielorganisationorganisation.kreisrelay.de
Projekt · HauptverteilerSommerfest
projekt@organisation.kreisrelay.deDie E-Mail geht an bestätigte Projektteilnehmer, die den Hauptverteiler empfangen sollen.
kasse.projekt@organisation.kreisrelay.deEigenständiger Empfängerkreis für die Kassehelfer.projekt@organisation.kreisrelay.deDie passende Teilgruppe des ProjektsFiktive Musteradressen zur Veranschaulichung. Keine aktiven Kontaktadressen. Die tatsächlichen Adressen werden aus den Projekt- und Verteilerkennungen sowie der für das Projekt ausgewählten Domain gebildet.
Eigene Domain verwenden
Deine Domain für deine Projektadressen.
Die KreisRelay-Adresse bleibt nutzbar. Alternativ kannst du eine verifizierte Domain deiner Organisation für ausgewählte Projekte einsetzen.
Domain hinterlegen und prüfen
meinverein.deÖffne die Domainverwaltung deiner Organisation, hinterlege die Domain und setze die angezeigten DNS-Einträge beim Domainanbieter. Nach erfolgreicher Verifizierung ist sie auswählbar.
Pro Projekt ausdrücklich zuordnen
sommerfest@meinverein.deWähle die eigene Domain in den Projekteinstellungen. Verteilerkreise können beispielsweise unter technik.sommerfest@meinverein.de erreichbar sein.
Du behältst die Kontrolle: Eine eigene Domain wird nie automatisch auf alle Projekte angewandt. Du kannst dieselbe verifizierte Domain mehreren Projekten zuordnen oder die KreisRelay-Adresse verwenden. Voraussetzung ist Zugriff auf die DNS-Verwaltung der Domain.
Ein E-Mail-Eingang – gezielte Zustellung
Die angeschriebene Adresse entscheidet.
Für das gesamte Projekt
projekt@organisation.kreisrelay.deAllgemeine Rückfragen erreichen die bestätigten Teilnehmer, für die der Hauptverteiler aktiviert ist.
ProjektleitungOrganisationKoordination
Für ein bestimmtes Team
technik.projekt@organisation.kreisrelay.deTechnische Rückfragen erreichen nur die bestätigten Teilnehmer im Verteilerkreis „Technik“.
TechnikleitungTechnikteam
Wer darf schreiben? Du wählst je Projekt und Verteilerkreis zwischen freigegebenen Projektkontakten und externen Absendern. Externe E-Mails müssen technische Authentizitäts- und Sicherheitsprüfungen bestehen; die Adresse ist daher kein offener, ungeprüfter Eingang. Wer empfängt? Nur bestätigte, aktiv zugeordnete Kontakte.
Einrichtung in der App
So richtest du KreisRelay ein – direkt in der echten App.
Vom ersten Projekt bis zur technischen Zustellübersicht: Diese Screenshots zeigen die tatsächliche KreisRelay-Benutzeroberfläche mit fiktiven Testdaten.
01 · Projekt & Verteilerkreise
Projekt anlegen und feste Adressen einrichten.
Erstelle ein Projekt mit einem eindeutigen Namen und einer KreisRelay-Adresse. Bei Bedarf wählst du in den Projekteinstellungen eine zuvor verifizierte eigene Domain aus. Zusätzliche Verteilerkreise – etwa für Festleitung, Kasse, Helferteam oder Technik – richtest du direkt in der Projektübersicht ein.
Die Adressen bleiben bestehen, auch wenn später andere Personen zuständig sind.
02 · Empfängerverwaltung
Teilnehmer bestätigen und Gruppen zuordnen.
Du ergänzt die Projektteilnehmer und lässt sie den E-Mail-Empfang bestätigen. Anschließend legst du in der Matrix mit wenigen Klicks fest, wer Nachrichten der einzelnen Verteilerkreise erhält.
Bei einem Teamwechsel änderst du die Zuordnung – nicht die veröffentlichte Projektadresse.
03 · Technischer Zustellverlauf
Nachvollziehen, was beim Versand passiert.
Im Mail-Protokoll siehst du für jeden Empfänger technische Zustellereignisse, etwa die Annahme durch den empfangenden Mailserver, Verzögerungen oder erkennbare Fehler.
Die abgebildeten SMTP-250-Meldungen sind simuliert. Auch bei echten Meldungen bedeutet eine technische Annahme nicht, dass die Nachricht gelesen wurde oder im Posteingang liegt.
Hinweis: Alle drei Bilder stammen aus der echten KreisRelay-Testumgebung mit ausschließlich fiktiven Kontakten und Organisationen. Die gezeigten Zustellmeldungen sind simulierte Testdaten, keine tatsächlich versendeten Nachrichten. Tippe oder klicke auf ein Bild, um es direkt auf der Seite zu vergrößern.
Häufige Fragen
Noch Fragen zur Weiterleitung?
Brauchen die Empfänger ein KreisRelay-Postfach?
Nein. KreisRelay leitet E-Mails an die bestätigten Adressen der ausgewählten Kontakte weiter.
Erhalten alle Projektteilnehmer jede Nachricht?
Nein. Der Hauptverteiler und die einzelnen Verteilerkreise haben jeweils ihre eigene Empfängerauswahl.
Kann ich Empfänger später austauschen?
Ja. Die Zusammensetzung der Empfängerkreise lässt sich ändern, während die Projektadresse bestehen bleibt.
Kann jeder von außen schreiben?
Du entscheidest, ob nur freigegebene Kontakte oder auch technisch authentifizierte externe Absender schreiben dürfen. E-Mails werden zusätzlich technisch geprüft.
Was passiert, wenn jemand auf eine E-Mail antwortet?
Die Antwort wird aus dem persönlichen Postfach des Empfängers verschickt. KreisRelay führt diese Antworten nicht zu einem gemeinsamen Verlauf zusammen und synchronisiert sie nicht automatisch mit dem gesamten Team. Prüfe die tatsächlichen Empfänger im E-Mail-Programm, bevor du antwortest.
Ist zu erkennen, wer die Anfrage erledigt hat?
Nein. KreisRelay dokumentiert technische Zustellereignisse, aber keine fachliche Bearbeitung, Aufgabenverteilung oder bereits versandte Antworten einzelner Teammitglieder. Dafür ist eine gesonderte Absprache nötig.
Kann ich meine eigene Unternehmensdomain nutzen?
Ja. Du hinterlegst deine Domain in der Organisation, setzt die erforderlichen DNS-Einträge und lässt die Domain verifizieren. Anschließend wählst du sie für jedes gewünschte Projekt ausdrücklich aus, beispielsweise projekt@meinefirma.de. Alternativ nutzt du weiterhin projekt@organisation.kreisrelay.de. Dieselbe verifizierte Domain kann mehreren Projekten zugeordnet werden – niemals automatisch. Einrichtung ansehen.
Was bedeutet „technisch authentifizierter Absender“?
Das E-Mail-System des Absenders muss entsprechende technische Prüfungen bestehen. Abhängig von der Projekteinstellung werden nur freigegebene Kontakte oder auch solche geprüften externen E-Mails akzeptiert. Technisch auffällige Nachrichten können zurückgewiesen werden.
Müssen neue Empfänger etwas bestätigen?
Ja. Nach dem Hinzufügen müssen sie die Zustellung an ihre Adresse bestätigen. Bis zur Bestätigung stehen sie nicht als aktive Empfänger zur Verfügung. Ein zusätzlicher KreisRelay-Login ist für den reinen E-Mail-Empfang nicht notwendig.
Wie groß dürfen Nachrichten und Verteiler sein?
Die üblichen Standardwerte sind 25 MiB pro Nachricht einschließlich Anhängen und bis zu 250 Empfänger je Weiterleitung. Berechtigte Administratoren können diese Grenzen innerhalb der Systemvorgaben anpassen. Auch die beteiligten fremden E-Mail-Systeme können eigene Grenzen vorgeben.
Was passiert, wenn die Zustellung fehlschlägt?
KreisRelay protokolliert technische Annahme- und Zustellereignisse sowie erkennbare Fehler. Eine erfolgreiche Übergabe an einen fremden Mailserver ist noch keine Bestätigung, dass die Nachricht gelesen wurde oder garantiert im Posteingang liegt.
Welche Unterschiede gibt es zu klassischen Verteilern oder Shared Mailboxes?
Auch ein klassischer Verteiler kann zentral gepflegt werden. KreisRelay bietet dafür projektbezogene Adressen und Empfängergruppen unter kreisrelay.de oder deiner verifizierten eigenen Domain, Bestätigung der Empfänger und technische Ereignisse. Anders als ein Shared Mailbox entsteht kein gemeinsames Postfach und kein gruppenweiter Antwortverlauf.
Wie erhalte ich Zugang und was kostet KreisRelay?
Neue Registrierungen sind aktuell geschlossen. Du kannst einen Zugang anfragen. Die aktuellen Lizenzpakete inklusive Bruttopreisen und Jahresoption findest du unter Preise & Zugang.
E-Mail-Verteilung statt gemeinsames Postfach
Ein Projekt mit KreisRelay starten?
Die öffentliche Registrierung ist noch geschlossen. Wir informieren dich gern über die Zugangsmöglichkeiten.